RC Financiën, bestuurlijk en publiek domein

• Onderwerp: Voorlopige agenda van de openbare raadscommissie Financiën, bestuurlijk en publiek domein (FBPD) van 17 september 2026.

• Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. De agenda bevat: opening en vaststellen agenda; spreekrecht over brieven aan de raad, mededelingen college en gemeenschappelijke regelingen, kort bespreken collegebesluiten (2a. Verbeterplan Informatie- en archiefbeheer 2026-2030, 3787867); stand van zaken moties en toezeggingen; en van 20.00-21.30 uur het bespreken van de jaarverslagen 2025 (extern adviseurs, commissie bezwaarschriften, integriteit en vertrouwenspersonen, extern vertrouwenspersoon Alphen aan den Rijn, klachten, functionaris gegevensbescherming Alphen aan den Rijn), met presentaties en gelegenheid tot het stellen van vragen.

• Financiële impact: Niet vermeld.

• Aandachtspunten:
• Inspraak is mogelijk voor punten die voor het eerst met spreekrecht zijn geagendeerd; insprekers moeten zich vooraf aanmelden bij de griffie en belangengroepen/bewonersverenigingen wordt gevraagd één inspreker af te vaardigen.
• De vergadering is openbaar en wordt live uitgezonden.
• De jaarverslagen 2025 betreffen onder meer bezwaarschriften, klachten, integriteit en vertrouwenspersonen en de functionaris gegevensbescherming; deze kunnen maatschappelijk relevant zijn voor de behandeling van klachten en de bescherming van persoonsgegevens.
• Een rondvraag voor dit domein kan schriftelijk worden ingediend tot 12.00 uur op de dag van de vergadering.

• Onderwerp: Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Financiën, bestuurlijk en publiek domein van 17 september 2026, met bespreking van het verbeterplan Informatie- en archiefbeheer, de stand van zaken moties en toezeggingen en vier jaarverslagen.

• Wat wordt besloten/gevraagd: De commissie is akkoord met de voorgestelde afdoeningsadviezen bij de moties en toezeggingen. De voorzitter concludeert dat het verbeterplan Informatie- en archiefbeheer en de jaarverslagen voldoende zijn besproken. Wethouder Straver heeft toegezegd dat er in Q1 2027 een verbeterplan gegevensbescherming naar de raad(scommissie) komt. Verder zijn toegezegd: het delen van de uitkomsten van de onafhankelijke archiefinspectie (naar verwachting begin 2027), een antwoord op de vraag of de gemeente kan aansluiten bij andere e-depots, een informatiemarkt bij de eerstvolgende voortgangspresentatie, en het meenemen van de vragen en opmerkingen in volgende rapportages. Geen besluit gevraagd; ter kennisname.

• Financiële impact: De kosten van het verbeterplan Informatie- en archiefbeheer zijn opgenomen in de meerjarenraming 2026–2030 en worden in 2026 binnen bestaande budgetten gedekt. Er is budget vrijgemaakt om de stappen van het verbeterplan te zetten; bij meer budget kan de uitvoering sneller. Voor het verbeterplan gegevensbescherming wordt, indien nodig, bij de Kadernota 2027 extra budget aan de raad gevraagd. Overige bedragen niet vermeld.

• Aandachtspunten:
• Archiefbeheer: het huidige oordeel van de toezichthouder is "oranje"; het streven is "groen" na uitvoering van het verbeterplan. Onduidelijk blijft wat concreet moet gebeuren voordat de provincie het toezicht afschaalt.
• Privacy en gegevensbescherming: de functionaris gegevensbescherming meldt dat de basis niet op orde is door onvoldoende eigenaarschap, training en formatie; fracties uiten zorgen dat de afgelopen jaren nauwelijks stappen voorwaarts zijn gemaakt.
• Bezwaarschriften: de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie noemt de urgentie zorgelijk en stelt dat de rechtszekerheid van de Alphenaar onder druk staat; 46% van de zaken wordt te laat afgehandeld (verdubbeld), 1/3 van de primaire besluiten houdt geen stand en 10% moet worden herroepen.
• Klachten: het aantal klachten is met 20,7% gestegen ten opzichte van het voorgaande jaar; 111 klachten geregistreerd in 2025.

Onderwerp: Collegebrief met het Verbeterplan Informatie- en archiefbeheer 2026-2030, als uitwerking van de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek Archivering Alphen aan den Rijn.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het college informeert de raad dat de toezegging om met een concreet verbeterplan terug te komen is voldaan en meldt de aanscherping van monitoring en verantwoording.

Financiële impact: niet vermeld.

Aandachtspunten:

• Het verbeterplan rust op vier pijlers: bestuurlijke sturing en eigenaarschap in de lijn; kaders, richtlijnen en beleid; versterking van de digitale basis (o.a. pre- en e-depot); en gerichte digitalisering van het analoog archief.
• Het oordeel van de provincie Zuid-Holland als interbestuurlijk toezichthouder staat voorlopig op 'oranje'; de provincie blijft actief toezien op de realisatie van de toegezegde verbeteringen. De brief beschrijft de IBT-ladder met oplopende interventies tot indeplaatsstelling (trede 6).
• Vanaf 2026 wordt de raad halfjaarlijks geïnformeerd over de voortgang en worden de tweejaarlijkse archiefinspecties hervat, met afstemming met de provinciale toezichthouder.
• Er wordt aangesloten bij landelijke en gemeentelijke ontwikkelingen rond 'grip op informatie', waaronder de VNG-lijn voor digitale informatiehuishouding, met als doel te voldoen aan de Archiefwet en de Wet open overheid en de dienstverlening, transparantie en bestuurlijke verantwoording te versterken.

Onderwerp: Voortgangsbrief over het Verbeterplan Informatie- en archiefbeheer 2026–2030, met de stand van zaken, mijlpalen en vervolgstappen per pijler.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het college meldt dat met deze informatiebrief "de moties en toezeggingen over de archivering" worden afgedaan.

Financiële impact: Niet vermeld. Wel wordt gesteld dat het vervangingsbesluit "operationele kosten op langere termijn" beperkt en dat dubbele beheerlasten (papier én digitaal) worden voorkomen.

Aandachtspunten:

• De uitvoering ligt volgens het college op koers, maar op onderdelen (planning en kwantitatieve voortgang) worden exacte data en volumes pas aangevuld "zodra deze definitief zijn"; concrete cijfers over gedigitaliseerde volumes ontbreken nog.
• Het vervangingsbesluit maakt vernietiging van analoge documenten na digitalisering mogelijk; dit raakt de betrouwbaarheid en het origineel-karakter van archiefstukken.
• De raad wordt vanaf 2026 halfjaarlijks geïnformeerd over resultaten, risico's en bijsturing; de tweejaarlijkse archiefinspecties worden hervat.
• Digitalisering krijgt prioriteit bij archieven met hoge raadpleegfrequentie en meerwaarde voor dienstverlening en vindbaarheid; de vervolgfasering is afhankelijk van prioritering en beschikbare capaciteit.

Onderwerp: Het college presenteert het Verbeterplan Informatie- en archiefbeheer 2026-2030 "Informatie op Orde" om het informatie- en archiefbeheer te professionaliseren, achterstanden weg te werken en aan wet- en regelgeving te voldoen, met maatregelen voor governance, e-depot/pre-depot, digitalisering van archiefcategorieën en financiering.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname.

Financiële impact: De deelsamenvattingen geven geen expliciete aanduiding van lasten/baten of voordeel/nadeel; onderstaande bedragen zijn genoemd zonder richting.

• Structureel: personele versterking Team Informatiebeheer € 442.000 per jaar (2026–2030), gedekt uit eigen middelen (formatie-/vacaturebudget).
• Structureel: pre-/e-depot beheer en licenties € 50.000–€ 70.000 per jaar vanaf 2027, gedekt uit eigen middelen (structureel).
• Incidenteel 2026: tijdelijke inhuur + archiefinspectie € 187.016,36 (doorgeschoven verbeterplanbudget 2026); digitalisering analoog archief opschoning 300 m € 15.000–€ 18.000; pre-/e-depot implementatie + jaar 1 € 65.000–€ 95.000.
• Digitalisering: 2027 € 37.500–€ 62.500; 2028 € 75.000–€ 125.000; 2029 € 37.500–€ 62.500.
• Dekking 2026: restant budget 2025 € 79.300,61; doorgeschoven budget 2026 € 200.000,00; totaal verbeterplanbudget € 279.300,61; Woo-budget 2026 (WOO/WEP) € 241.336,26; totaal te besteden € 520.636,87.
• Totaal per jaar (bandbreedte): 2026 € 708.700,36–€ 741.700,36; 2027 € 529.184–€ 574.184; 2028 € 566.684–€ 636.684; 2029 € 529.184–€ 574.184; 2030 € 491.684–€ 511.684. Binnen gemeentelijke middelen.
• Kredieten en reservemutaties: niet vermeld.
• Voorbehouden: bedragen zijn "indicatief (bandbreedtes)" en gebaseerd op "(max.) schaalbedragen en marktkengetallen"; "definitieve bedragen volgen uit aanbesteding/gunning en worden verwerkt via de P&C-cyclus". Raming exclusief werkgeverslasten en periodieken; feitelijke jaarlast wordt binnen bestaande formatie opgevangen en via P&C geactualiseerd. WOO/WEP-budget wordt "uitsluitend" ingezet voor onderdelen die aantoonbaar bijdragen aan publicatie, ontsluiting en metadata; verdeling volgt bij aanbesteding. Voor vervolgtranches en overige verbeterinvesteringen wordt per onderdeel een uitgewerkt plan van aanpak + raming/businesscase opgesteld.

Aandachtspunten:

• Bestuurlijke urgentie: de gemeente staat sinds 2019 onder provinciaal toezicht op de archieftaken; eerdere verbetermaatregelen zijn beperkt doorgevoerd, de doorontwikkeling van het zaaksysteem is tijdelijk stopgezet, het aangeschafte kwaliteitssysteem is nog niet geïmplementeerd en de archiefinspectie 2024 heeft niet plaatsgevonden vanwege de onbezette functie van gemeentearchivaris. De Rekenkamer beveelt de raad aan het college te verzoeken eerdere aanbevelingen op te volgen, halfjaarlijks over voortgang te informeren, vanaf 2026 tweejaarlijkse archiefinspecties te laten uitvoeren en een gemeentearchivaris met diploma archivistiek te werven.
• Risico's: niet naleven van wet- en regelgeving kan leiden tot datalekken, dataverlies, dwangsommen en bestuurlijke sancties; digitale archieven kunnen op termijn onvindbaar, onbetrouwbaar of niet meer toegankelijk zijn; de nieuwe Archiefwet maakt tekortkomingen urgent. Bij samenwerkingsverbanden bestaan risico's voor verantwoording, Woo-verzoeken, toezicht en continuïteit bij beëindiging of overgang van contracten.
• Inwoners en digitalisering: beoogd effect is meer transparantie en vertrouwen. Digitalisering kan klanten helpen (minder studiezaalbezoek), maar er zijn beperkingen: bescherming van mogelijk nog levende personen bij politierapporten, auteursrechten bij audiovisueel materiaal en wettelijke openbaarheidsbeperkingen voor de Burgerlijke Stand (100 jaar geboorte, 75 jaar huwelijk, 50 jaar overlijden). Voor het analoge archief (ca. 4.000 strekkende meter) geldt een selectieve aanpak; digitaliseren alleen om te digitaliseren is "sterk af te raden".
• Betaalbaarheid en haalbaarheid: structurele personele versterking van € 442.000 per jaar (2026–2030) en € 50.000–€ 70.000 per jaar vanaf 2027 voor pre-/e-depot, plus incidentele en digitaliseringskosten. Bedragen zijn indicatief en binnen gemeentelijke middelen, maar definitieve bedragen volgen uit aanbesteding/gunning en worden via de P&C-cyclus verwerkt; vervolgtranches vragen aparte plannen/businesscases.

Let op: dit is een groot document; voor details moet het origineel geraadpleegd worden.

Onderwerp: Technische vragen en beantwoording van FvD over het Informatie- en archiefbeheer van de gemeente Alphen aan den Rijn, behorend bij het agendapunt "Verbeterplan Informatie- en archiefbeheer 2026-2030 (3787867)".

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het stuk bevat twaalf technische vragen met beantwoording over onder meer de provinciale beoordeling, het verbeterplan, de archiefinspectie, het pre-/e-depottraject en de financiële voortgang.

Financiële impact: Voor 2026 is € 520.636,87 aan middelen beschikbaar, waarvan volgens de beantwoording "het genoemde bedrag grotendeels is besteed of verplicht". Daarbinnen was € 187.016,36 geraamd voor tijdelijke inhuur en archiefinspectie. Dekking wordt niet vermeld.

Aandachtspunten:

• De meest recente provinciale beoordeling (31 december 2025) was oranje (trede 2b: ambtelijke afspraken), zonder concrete verbeterpunten.
• Op gevallen van dataverlies, onvindbare dossiers, Woo-problemen of sancties sinds 2019 wordt niet gemonitord; Woo en dwangsommen vallen volgens de beantwoording niet onder Informatie- en archiefbeheer.
• De archiefinspectie is gestart op 7 september 2026; het eindrapport aan raad en Gedeputeerde Staten is gepland voor het eerste kwartaal van 2027. Afstemming met de provinciale toezichthouder is geen onderdeel van de inspectie.
• Op meerdere vragen (voortgang governance, zaaksysteem, pre-/e-depot) wordt verwezen naar de collegebrief verbeterplan Informatie- en archiefbeheer 2026-2030 van mei 2026, zonder concrete mijlpaaldata; er is geen risicoregister en de raad wordt halfjaarlijks per pijler geïnformeerd.

• Onderwerp: Overzicht van de stand van zaken van openstaande moties en toezeggingen op het terrein van Financiën, bestuurlijk en publiek domein (FBPD).

• Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het stuk is een lijst met toezeggingen en moties, met per item de stand van zaken en of het al dan niet gereed is voor afdoening. De griffie of het college kan een item afdoen; de commissie FBPD/RED/SMD beoordeelt dit definitief. Zodra een motie of toezegging is afgedaan, verdwijnt deze uit de lijst en blijft terug te vinden in iBabs.

• Financiële impact: Niet vermeld.

• Aandachtspunten:
• Toezegging 402 (periodieke informatie jeugdzorg, zowel financieel als inhoudelijk) is doorgegeven aan wethouder De Vries en staat gereed voor afdoening.
• Toezegging 398 (risico-inzicht als standaard onderdeel van raadsvoorstellen) staat gereed voor afdoening; gesprekken over een nieuwe opzet van de programmabegroting en risico-indicatoren lopen, met een eerste voorstel in de auditcommissie. De motie zelf is ingetrokken.
• Toezegging 385 (terugkoppeling gesprek met Hecht over ontwerpbegrotingen gemeenschappelijke regelingen) staat nog niet gereed voor afdoening; toezegging 384 (brief voor de zomer met update over SOZ) is afgedaan via een collegebrief.
• Meerdere aangenomen moties staan nog open (niet gereed voor afdoening), waaronder kwijtschelding rioolheffing per 2027, een rode streep in de algemene reserve, een gemeentelijke begrotingsmarkt, de programmabegroting 2027 en verder, en het terugdringen van houtstookoverlast.

• Onderwerp: Jaarverslag 2025 van de externe adviseurs over bezwaar- en beroepszaken in de Participatiewet (PW) en de Wmo.

• Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het stuk wordt besproken onder het agendapunt "20.00-21.30 uur Bespreken jaarverslagen".

• Financiële impact: Niet vermeld.

• Aandachtspunten:
• Daling van het aantal bezwaarzaken in 2025 ten opzichte van 2024 (9%): 151 zaken voor de PW en 12 voor de Wmo; 3% van de zaken was gegrond en 80% van de zaken blijft in stand.
• Pre-mediation is succesvol: bij de PW in 42% van de zaken en bij de Wmo in twee derde van de zaken.
• Tijdigheid van afhandeling verschilt: 99% bij de PW tegenover 92% bij de Wmo.
• Beroepszaken: 12 ontvangen en 12 afgerond in 2025 (minder dan 18 in 2024); 2 herroepingen, waarvan 1 alleen een proceskostenveroordeling betrof; 83% van de zaken blijft in stand.
• Ontwikkelingen en aanbevelingen: aandacht voor de menselijke maat, de koerswijziging in rechtspraak (toetsing aan het evenredigheidsbeginsel), en een toename van AI-bezwaarschriften; de adviseurs zijn tevreden over de kwaliteit van de producties van het Serviceplein en de bezwaarmedewerkers.

• Onderwerp: Presentatie van het FG-jaarverslag 2025 over de naleving van privacywetgeving (AVG) binnen de gemeente.

• Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het stuk wordt besproken onder het agendapunt "20.00-21.30 uur Bespreken jaarverslagen".

• Financiële impact: Niet vermeld.

• Aandachtspunten:
• De basis van privacybescherming is nog niet op orde: er is geen privacybeleid en de privacy governance structuur ontbreekt.
• Positieve ontwikkelingen: het register van verwerkingsactiviteiten wordt bijgehouden, datalekken worden correct geregistreerd en gemeld, en het aantal DPIA's stijgt.
• Aandachtspunt is de inzageverzoeken Jeugdzorg; het stuk vermeldt niet wat hier precies mee aan de hand is.
• Als oorzaken noemt de FG onvoldoende eigenaarschap, onvoldoende bewustzijn bij medewerkers en te weinig formatie; de aanbevelingen vragen onder meer om uitbreiding van de formatie privacy officers en meer privacy awareness.

• Onderwerp: Presentatie van het Jaarverslag Integriteit en vertrouwenspersonen 2025, met cijfers over meldingen en de rol en aandachtspunten van de vertrouwenspersonen.

• Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname.

• Financiële impact: niet vermeld.

• Aandachtspunten:
• Het aantal integriteitsmeldingen daalde van 20 in 2024 naar 13 in 2025; in 2025 zijn 5 meldingen afgedaan met een 'goed gesprek' zonder maatregel, 1 met een maatregel en loopt 1 onderzoek nog.
• De vertrouwenspersonen werden in 2025 32 keer benaderd door 22 medewerkers, een daling ten opzichte van 2024 (33 unieke melders); wisseling van leidinggevenden valt op en er werd vaker om advies gevraagd.
• Genoemde aandachtspunten zijn onder meer het creëren van tijd, ruimte en kennis om integriteit te bespreken, het evalueren en updaten van regelingen en protocollen, en het actief uitdragen daarvan.
• Voor de vertrouwenspersonen: verbeteren van zichtbaarheid en kaders van de rol, sterkere samenwerking met leidinggevenden, opbouwen van de vertrouwensrelatie tussen medewerker en leidinggevende, samenwerking met bedrijfsmaatschappelijk werk en de bedrijfsarts, gedrag op de werkvloer op de agenda, en het benutten van exitgesprekken voor inzicht in vertrekredenen.

Onderwerp: Presentatie van het Jaarverslag Klachten 2025, met klachten in cijfers, klachtenanalyse, de rol van de Nationale ombudsman, kwaliteitsverbetering en conclusies en aanbevelingen.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname.

Financiële impact: Niet vermeld.

Aandachtspunten:

• Het stuk bevat geen concrete cijfers over aantallen klachten, doorlooptijden of vergelijking met voorgaande jaren; alleen de onderwerpen staan genoemd.
• Genoemde kwaliteitsverbeteringen raken inwoners direct: betere interne communicatie tussen afdelingen, aanscherping van werkafspraken rond doorlooptijden, verbeterde informatievoorziening op de website, optimalisatie van terugkoppelingsmomenten richting inwoners en betere registratie en monitoring van klachten.
• De aanbevelingen richten zich op meer inzicht en betere registratie van klachtenafhandeling, invoering van een evaluatie-instrument en implementatie van de klachtenregeling gemeente Alphen aan den Rijn 2026.
• Het stuk wordt besproken onder het agendapunt "20.00-21.30 uur Bespreken jaarverslagen".

Onderwerp: Jaarverslag 2025 van de Commissie bezwaarschriften van de gemeente Alphen aan den Rijn.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het stuk is een jaarverslag met conclusies en aanbevelingen, bedoeld voor bespreking bij het agendapunt "20.00-21.30 uur Bespreken jaarverslagen".

Financiële impact: Niet vermeld.

Aandachtspunten:

• Het aantal ontvangen bezwaarschriften blijft met 373 gelijk aan het piekjaar 2024; de commissie ziet dit als een structurele trend met gevolgen voor werkdruk, doorlooptijden en capaciteit.
• Het percentage bezwaarschriften dat niet tijdig (binnen de wettelijke termijn van 18 weken) wordt afgehandeld, is gestegen van 23% in 2024 naar 46% in 2025. De commissie noemt dit "een zeer zorgelijke ontwikkeling" en wijst op de druk op de rechtsbescherming; bezwaarmakers kunnen aanspraak maken op een dwangsom en beroep instellen wegens niet tijdig beslissen.
• Het percentage ingetrokken bezwaarschriften steeg van 30% (2024) naar 44% (2025); de commissie schrijft dit mede toe aan pre-mediation en pleit voor bredere inzet hiervan.
• De commissie constateert dat het juridisch basiskennisniveau in het primaire proces aandacht vraagt en adviseert blijvend te investeren in opleiding en deskundigheidsbevordering; ook vraagt zij op korte termijn concrete stappen op het capaciteitsvraagstuk van het secretariaat.

Onderwerp: Jaarverslag 2025 over de afhandeling van bezwaarschriften Participatiewet en Wmo door extern adviseurs voor Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem en Nieuwkoop.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname.

Financiële impact: Niet vermeld. Wel wordt opgemerkt dat er in 2025 geen dwangsom verschuldigd is.

Aandachtspunten:

• Het aantal Participatiewet-bezwaren daalt licht (instroom 151 in 2025 tegen 163 in 2024); het aandeel zaken dat via pre-mediation wordt opgelost blijft 42% (Participatiewet) en 62% (Wmo).
• Het aantal Participatiewet-bezwaren dat na uitleg wordt ingetrokken stijgt fors van 10% naar 19%; ambtshalve herzieningen (24) komen vooral door fouten in de regelgeving (11x) en nader ontvangen informatie (9x).
• Landelijke ontwikkelingen vragen meer maatwerk: de menselijke maat en evenredigheidstoets in de rechtspraak, koerswijzigingen van de Centrale Raad van Beroep en de gefaseerde inwerkingtreding van de Wet Participatiewet in Balans per 1 januari 2026.
• De extern adviseurs signaleren een stijging van AI-gegenereerde bezwaarschriften, wat zaken complexer en bewerkelijker maakt, en bevelen aan om te beschikken over AI-tools voor de beoordeling daarvan.

Onderwerp: Jaarverslag 2025 van de extern vertrouwenspersoon ongewenst gedrag en integriteit van de gemeente Alphen aan den Rijn.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het stuk is een verantwoording over de taken van de extern vertrouwenspersoon in 2025 (opvang en begeleiding, voorlichting, signalering en advisering), met analyse en aanbevelingen, en hoort bij het agendapunt "20.00-21.30 uur Bespreken jaarverslagen".

Financiële impact: Niet vermeld.

Aandachtspunten:

• De extern vertrouwenspersoon is in 2025 zeven keer benaderd door ambtenaren; zes van hen waren afkomstig uit het Sociale domein, één van Rijnvicus. De thema's verschoven van intimidatie door leidinggevenden in eerdere jaren naar pesten en discriminatie.
• Gesignaleerde knelpunten: wisselingen van (interim) leidinggevenden op sleutelposities, medewerkers die 'tussen wal en schip vallen' en langer in verzuim blijven, terughoudendheid bij het bespreekbaar maken van knelpunten, beperkt eigenaarschap en verhoogde ervaren werkdruk (risico op psychosociale arbeidsbelasting).
• Er vond in 2025 geen persoonlijke voorlichting aan ambtenaren plaats en er is geen signaal of (on)gevraagd advies gegeven; de aanbeveling om het jaarverslag gezamenlijk te bespreken met GS, directie en OR is in eerdere jaren gedaan maar nog niet uitgevoerd.
• Aanbevelingen betreffen onder meer het vergroten van eigenaarschap en rolhelderheid, het monitoren en beheersen van werkdruk, het verduidelijken van de rol en bereikbaarheid van HR, structurele samenwerking met bedrijfsmaatschappelijk werk en bedrijfsarts, en duidelijkheid over de rolverdeling tussen de vertrouwenspersonen van Rijnvicus en die van de gemeente.

Onderwerp: Jaarverslag Integriteit en Vertrouwenspersonen 2025 van de gemeente Alphen aan den Rijn, met een overzicht van meldingen, ontwikkelingen en aanbevelingen op integriteitsgebied.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het jaarverslag voldoet aan de verplichting uit artikel 4 van de Ambtenarenwet 2017 om jaarlijks verantwoording af te leggen over het integriteitsbeleid. De coördinator integriteit adviseert de aanbevelingen uit het rapport 'De perfecte storm' (Boer & Croon) onverkort over te nemen en hierover regelmatig aan de organisatie te rapporteren. De vertrouwenspersonen vragen om te vernemen welke aanbevelingen worden overgenomen.

Financiële impact: Niet vermeld.

Aandachtspunten:

• Meldingen integriteit ambtelijke organisatie: 13 meldingen in 2025 (2024: 20). Afhandeling: 4 afgedaan door P&O, 2 vermoeden weerlegd, 5 schending vastgesteld zonder maatregel ('goed gesprek'), 1 schending met maatregel, 1 onderzoek loopt nog.
• Onveilige bestuurlijk-ambtelijke samenwerking: al sinds 2024 structurele signalen over een gebrek aan veiligheid; dit leidde in 2025 tot een onafhankelijk onderzoek naar aanleiding van het raadsbesluit van 22 mei 2025. Het rapport 'De perfecte storm' bevat aanbevelingen die nog moeten worden belegd en uitgevoerd.
• Vertrouwenspersonen: 32 gesprekken met 22 medewerkers in 2025 (2024: 33 medewerkers). Ongepast gedrag komt het meest voor (12 keer) en steeg ten opzichte van vorig jaar; daling bij agressie/geweld, pesten en vermoeden van integriteitsschending. Aanbevelingen betreffen onder meer zichtbaarheid van de rol, samenwerking met leidinggevenden, rol(on)duidelijkheid HR, wisselingen op managementposities, samenwerking met bedrijfsmaatschappelijk werk en bedrijfsarts, en het ontbreken van exitgesprekken.
• Politiek ambtsdragers: geen meldingen over raadsleden; 1 mondeling signaal geregistreerd zonder verdere actie. Over een collegelid is 1 melding gedaan (gesprek met betrokkene) en 1 signaal besproken; daarnaast is eenmaal aangifte gedaan tegen een collegelid, waarbij nog geen uitsluitsel is over strafrechtelijke vervolging. Meldingen uit 2024 over een oud-bestuurder zijn nog in onderzoek.

Onderwerp: Jaarverslag klachten 2025 van de gemeente Alphen aan den Rijn, met 110 geregistreerde klachten en aanbevelingen voor verbetering van de klachtenafhandeling.

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname.

Financiële impact: Niet vermeld. Wel wordt één klacht gegrond verklaard met financiële consequenties, maar er wordt geen bedrag genoemd.

Aandachtspunten:

• Het aantal klachten steeg met ongeveer 20,7% ten opzichte van 2024; communicatie, bereikbaarheid, doorlooptijden en bejegening zijn de voornaamste onderwerpen.
• 43 klachten (39% van het totaal) zijn geregistreerd bij de Nationale ombudsman; het verslag noemt dit aantal hoog in verhouding tot het totale aantal klachten.
• 31 klachten waren nog in behandeling en 31 klachten zijn afgebroken; dit onderstreept volgens het verslag de noodzaak van structurele evaluatie van klachtafhandeling.
• Aanbevolen wordt de registratie en standaardisatie te verbeteren, een evaluatie-instrument in te voeren en de Klachtenregeling gemeente Alphen aan den Rijn 2026 te implementeren en te borgen in werkprocessen, trainingen en digitale systemen.

Onderwerp

FG-Jaarverslag 2025 van de gemeente Alphen aan den Rijn (functionaris gegevensbescherming mr. R.R. de Vries, 20 februari 2026) over de naleving van de AVG, met bevindingen, adviezen en aanbevelingen.

Wat wordt besloten/gevraagd

Geen besluit gevraagd; ter kennisname. Het verslag bevat bevindingen en adviezen, geen raadsbesluiten, moties of amendementen.

Financiële impact

Niet vermeld. Er worden in het verslag geen bedragen genoemd; wel is opgenomen dat er financiële ruimte is gemaakt om in 2026 een derde privacy officer te werven (zonder bedrag).

Aandachtspunten

• *Inwoners en rechtsbescherming*: het ongestructureerde Jeugdzorg-archief leidt tot het ruimschoots overschrijden van de wettelijke termijn van één maand bij inzageverzoeken (met name jeugddossiers uit de migratie van GO! Voor Jeugd); het archief kan alleen worden ingezien door medewerkers met een SKJ-registratie, en er kon vanuit Jeugdzorg geen capaciteit worden vrijgemaakt. Ook is de scheiding tussen persoonsgegevens voor toeleiding en hulpverlening in Jeugdzorg nog niet gerealiseerd.
• *Datalekken en beheersmaatregelen*: 60 geregistreerde datalekken in 2025 (2024: 59), vooral verkeerd geadresseerde mail en post; 16 meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en 15 keer zijn betrokkenen geïnformeerd. Er wordt nu niet standaard onderzocht of voorgenomen beheersmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd of effect sorteren.
• *Weerbaarheid en governance*: nog geen incident responseplan voor een cybercrisis, nog geen business continuïteitsplan op basis van de kritieke processen (tien van de twaalf VNG-processen scoren hoog of zeer hoog op privacy), nog geen ISMS, en de CISO is niet onafhankelijk gepositioneerd. De visie op gegevensbescherming uit 2022 is nog niet omgezet in beleid; er is geen visie op AI en in 2025 was er nog geen plan voor AI-geletterdheid, terwijl de AI-verordening dat vanaf 2 februari 2025 verplicht stelt.
• *Capaciteit en houdbaarheid*: de privacyformatie is verbeterd maar nog niet op sterkte (twee fulltime privacy officers in 2025; een organisatie als Alphen aan den Rijn dient minimaal over drie fulltime privacy officers te beschikken). Ook ontbreken registers voor verwerkersovereenkomsten en doorgifte, en is het bewustzijn nog onvoldoende; het contract met de externe awareness-partij is in 2025 afgelopen.

Belangrijkste aanbevelingen (fase Initieel of Basis met prioriteit Hoog)

1. Stel gegevensbeschermingsbeleid op voor 2026-2029. 2. Zet een governance-structuur op en geef deze betekenis. 3. Monitor de opvolging van DPIA-beheersmaatregelen. 4. Herontwerp het proces Ondermijning en bepaal bij het dataplatform vooraf het doel van gegevensverzameling. 5. Breng het register van verwerkingsactiviteiten onder in een applicatie. 6. Structureer het Jeugdzorg-archief. 7. Geef wekelijks privacytrainingen (kleine groepen, verplicht, privacy ook in het on-board programma).

Let op: dit is een groot document; voor details moet het origineel geraadpleegd worden.

Onderwerp: Beantwoording van technische vragen van FvD over diverse jaarverslagen (Commissie bezwaarschriften, externe adviseurs Participatiewet en Wmo, extern vertrouwenspersoon, Integriteit en Vertrouwenspersonen, klachten en FG-jaarverslag 2025).

Wat wordt besloten/gevraagd: Geen besluit gevraagd; ter kennisname.

Financiële impact:

• Extern vertrouwenspersoon: 49,5 uur gefactureerd, in totaal € 8.975,05.
• Dwangsommen wegens niet tijdig beslissen: in sommige gevallen oplopend tot tienduizenden euro's; geen totaaloverzicht beschikbaar.
• Kosten onderzoek naar meldingen uit 2024 over een oud-bestuurder: de raad is hierover geïnformeerd in de jaarrekening 2025, pagina 107 (geen bedrag in dit stuk genoemd).
• Voor 2026 is financiële ruimte gemaakt voor een derde privacy officer.

Aandachtspunten:

• Op meerdere vragen is geen cijfermatig antwoord mogelijk: de aansluiting tussen ontvangen en openstaande bezwaarschriften, doorlooptijden en de ouderdom van de oudste zaak (vraag 1 en 4) kunnen technisch niet worden geleverd; dwangsommen en beroepen wegens niet tijdig beslissen worden niet centraal bijgehouden; ook klachtinformatie over 2025 (afhandeltermijnen, herkomst van de 31 lopende klachten) is niet beschikbaar. Er wordt gewerkt aan betere registratie en monitoring.
• Het onderzoek naar de meldingen uit 2024 over een oud-bestuurder loopt sinds eind maart 2024; de burgemeester is verantwoordelijk en zal op korte termijn informatie delen.
• De Klachtenregeling gemeente Alphen aan den Rijn 2026 is nog niet formeel vastgesteld; naar verwachting wordt oktober 2026 een collegevoorstel ingediend. Ook andere implementatiemaatregelen lopen nog.
• Op het gebied van informatieveiligheid ontbreekt een organisatiebreed business-continuïteitsplan, is de CISO niet onafhankelijk gepositioneerd (medio september start een nieuwe CISO, gepositioneerd onder IV) en wordt het ISMS/PMS-systeem nog aanbesteed; de DPIA op de resterende camera's bij Langeroode is nog niet uitgevoerd, maar wel ingepland.
• Vraag 15 over integriteitstrainingen is niet beantwoord ("Nnb").